Vilkår for brug af AI Mester

Disse vilkår ("Vilkårene") gælder mellem:

Leverandør:
Mesterio ApS (under stiftelse)
CVR-nr.: [udfyldes ved stiftelse]
[Registreret adresse - udfyldes ved stiftelse]
E-mail: kontakt@mesterio.dk
("Mesterio")

og

Kunden: den virksomhed, der opretter og bruger en konto i AI Mester ("Tjenesten"), repræsenteret ved den eller de brugere, virksomheden selv registrerer.

Tjenesten udbydes kun til erhvervsdrivende. Vilkårene er en aftale mellem to virksomheder, og forbrugeraftaleloven gælder ikke for den.

1.1 Ved at oprette en konto i Tjenesten accepterer Kunden disse Vilkår, samt de dokumenter Vilkårene henviser til: privatlivspolitikken (Mesterio som dataansvarlig for Kundens egne kontooplysninger) og databehandleraftalen (Mesterio som databehandler for de oplysninger, Kunden behandler om sine kunder og medarbejdere, formelt et bilag til disse Vilkår).

1.2 Accepten sker digitalt, ved aktivt at afkrydse en bekræftelse i forbindelse med kontooprettelse. Vilkårene indgås elektronisk og kræver ikke fysisk underskrift - et sådant elektronisk samtykke har samme retsvirkning som en fysisk underskrift mellem erhvervsdrivende parter. Starter Kunden et abonnement, accepterer Kunden desuden Vilkårene med et flueben på betalingssiden.

1.3 Kan Kunden ikke acceptere Vilkårene, kan Tjenesten ikke bruges.

2.1 AI Mester er en digital kontorchef-assistent til håndværksvirksomheder: den modtager og analyserer kundehenvendelser, foreslår svar og tilbud, holder styr på sager, kalenderaftaler, medarbejdere, timer, kørsel, materialer, kvalitetssikring og kundehistorik, laver fakturagrundlag til Kundens regnskabssystem, og opdager forhold der kræver Kundens opmærksomhed (fx ubesvarede henvendelser eller ufaktureret arbejde).

2.2 Tjenesten er under løbende udvikling. Mesterio kan tilføje, ændre eller nedlægge enkelte funktioner, så længe Tjenestens kerneformål (pkt. 2.1) opretholdes. Væsentlige ændringer, der forringer Kundens brug, varsles i rimelig tid.

3.1 Kunden er ansvarlig for, at oplysninger afgivet ved oprettelse og brug af kontoen er korrekte, og for at holde adgangskoden fortrolig. Al aktivitet under en konto anses som foretaget af Kunden.

3.2 Mistanke om uautoriseret adgang til en konto skal straks meldes til Mesterio på kontakt@mesterio.dk.

3.3 Mesterio kan midlertidigt deaktivere en konto ved begrundet mistanke om misbrug eller forsøg på at omgå Tjenestens sikkerhedsforanstaltninger. Deaktivering varsles, hvis omstændighederne tillader det. Manglende betaling fører ikke til deaktivering, men til en pause efter pkt. 8.6 og 12.3.

4.1 Kunden forpligter sig til:

• kun at bruge Tjenesten til lovlige formål, og ikke til at sende spam, chikane eller vildledende materiale;
• ikke bevidst at indtaste særlige kategorier af personoplysninger (fx helbred, religion eller fagforeningsforhold) i Tjenesten. Det er tilladt at registrere, at en medarbejder er fraværende på grund af sygdom, men diagnoser og andre oplysninger om sygdommens art må ikke skrives i noter, begrundelser eller andre tekstfelter, jf. databehandleraftalens punkt 6.2 og 6.3;
• ikke at forsøge at omgå Tjenestens tekniske eller organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger;
• selv at gennemgå og godkende AI-genererede forslag før afsendelse, jf. pkt. 5 - Mesterio er ikke ansvarlig for indhold, Kunden selv har godkendt eller redigeret.

5.1 Tjenestens kunstige intelligens analyserer henvendelser og foreslår svar, tilbud, rykkere og andre beskeder. Intet, som AI'en har skrevet, sendes til en kunde, før en person hos Kunden har godkendt det. Det gælder uden undtagelse.

5.2 Enkelte faste beskeder uden AI sendes automatisk, fordi en kunde selv har gjort noget, eller fordi Kunden har skrevet til kunden i kundeportalen: fx en kvittering, når en kunde fortryder en aftale (som loven kræver), en kopi, når en kunde beder om at få arbejdet begyndt inden fortrydelsesfristens udløb, og en besked om, at der er et nyt svar i kundeportalen. Beskederne sendes i Kundens navn.

5.3 AI-forslag kan indeholde fejl eller unøjagtigheder. Kunden er selv ansvarlig for indholdet af det, der rent faktisk sendes, uanset om teksten stammer fra et AI-forslag eller er skrevet af Kunden selv.

6.1 Kunden er selv dataansvarlig for de personoplysninger om Kundens egne kunder og medarbejdere, der behandles via Tjenesten - Mesterio er databehandler for disse oplysninger, jf. databehandleraftalen. Kunden er ansvarlig for at have et gyldigt retsgrundlag for egen behandling af sine kunders oplysninger, og for selv at opfylde sine oplysningsforpligtelser over for disse.

6.2 Tjenesten giver Kunden værktøjer til selv at besvare en medarbejders anmodning om indsigt eller sletning, fx at hente alle oplysninger om medarbejderen og rydde de private oplysninger om en tidligere medarbejder (databehandleraftalens punkt 6.12). Kunden er selv ansvarlig for at svare medarbejderen rettidigt og for svarets indhold.

7.1 Kunden kan aktivt vælge at forbinde Tjenesten til tredjepartstjenester, Kunden selv har en konto hos - herunder Google eller Microsoft (kalender og e-mail; kalender: arbejdskonto med fuld aftale, eller privat kalender med kun tidspunkt), en anden kalender via CalDAV (fx iCloud), Kundens egen mailserver via SMTP og Billy eller e-conomic (regnskab). Sådanne forbindelser er altid et aktivt tilvalg fra Kunden, aldrig en forudsætning for at bruge Tjenestens øvrige funktioner.

7.2 Mesterio er ikke part i, og påtager sig intet ansvar for, Kundens eget aftaleforhold med den pågældende tredjepart. Kunden er selv ansvarlig for at overholde tredjepartens egne vilkår, herunder for Billy og e-conomics vedkommende at have en egen databehandleraftale med den pågældende leverandør, hvis relevant - se databehandleraftalens Bilag 3.

8.1 En ny konto begynder med en gratis periode med adgang til hele Tjenesten, uden betalingskort: enten en prøveperiode på 30 dage eller en pilotperiode, hvis længde er aftalt med Mesterio (typisk 3 måneder). En gratis periode overgår aldrig af sig selv til et betalt abonnement. Kunden får påmindelser på e-mail, før perioden udløber. Starter Kunden ikke et abonnement, sættes kontoen på pause, når perioden udløber (pkt. 12.3).

8.2 Et abonnement koster en grundpris på 299 kr. pr. måned, som dækker virksomhedens ejer med adgang til alt, og en pris pr. medarbejder, der er registreret i Tjenesten og ikke er markeret som fratrådt: 99 kr. for adgangen "Egne opgaver" og 199 kr. for adgangen "Kunder og økonomi", som også rummer alt fra "Egne opgaver". Login er inkluderet. Alle priser er i danske kroner ekskl. moms, og moms lægges til. Den aktuelle pris for Kundens konto står altid under Abonnement i Tjenesten. Et abonnement dækker op til 25 medarbejdere; flere efter aftale med Mesterio.

8.3 De første 25 virksomheder, der betaler for et abonnement, får grundprisen 249 kr. i stedet for 299 kr. (pionérpris). Pladsen gives, når den første betaling er gennemført. En pilotkunde kan få pladsen sikret på forhånd. Pionérprisen gælder, så længe Kunden har en konto i Tjenesten, også under en pause, og bortfalder, når kontoen slettes. Ved en prisændring efter pkt. 8.8 beholder Kunden med en pionérplads både pionérprisen og de priser pr. medarbejder efter pkt. 8.2, Kunden betaler.

8.3a Mesterio kan udstede kampagnekoder. En kode giver den rabat i den periode og på de betingelser, der vises, før koden bruges, og rabatten står på fakturaen. En kode kan ikke kombineres med pionérprisen og kan ikke ombyttes til penge. En virksomhed kan bruge den samme kode én gang. Efter rabatperioden gælder den almindelige pris efter pkt. 8.2. Mesterio kan stoppe en kode, der ikke er brugt endnu; en kode, Kunden har brugt, gælder sin periode ud. Betaler Kunden første gang med en kampagnekode, får Kunden ikke en pionérplads efter pkt. 8.3.

8.4 Abonnementet betales månedligt forud med betalingskort, herunder via Apple Pay eller Google Pay, gennem Mesterios betalingsudbyder Stripe. Kortoplysningerne indtastes hos Stripe og kommer aldrig til Mesterio. Starter Kunden et abonnement under en gratis periode, trækkes den første betaling, når perioden udløber. Fakturaer udstedes elektronisk og kan ses og hentes under Abonnement.

8.5 Tilføjer eller fjerner Kunden en medarbejder eller ændrer en medarbejders adgang, reguleres prisen forholdsmæssigt for resten af den løbende betalingsperiode. Reguleringen opkræves eller godskrives på den næste faktura.

8.6 Kan en betaling ikke gennemføres, forsøger Stripe igen automatisk, og Kunden får besked i Tjenesten. Er betalingen ikke gennemført senest 7 dage efter det første mislykkede forsøg, sættes kontoen på pause (pkt. 12.3), indtil betalingen er gennemført. Betaler Kunden den åbne regning, genåbnes kontoen med det samme. Genåbner Kunden ikke kontoen, frafalder Mesterio kravet på den ubetalte regning.

8.7 Der er ingen fast grænse for antallet af AI-analyser. Tjenesten har tekniske grænser pr. time for at hindre misbrug. Ved usædvanligt højt forbrug kan Mesterio kontakte Kunden for at finde en løsning, men afbryder ikke Tjenesten af den grund i en betalt periode.

8.8 Mesterio kan ændre priserne med mindst 30 dages varsel på e-mail til Kundens ejer. Ændringen gælder fra den første betalingsperiode, der begynder efter varslets udløb, og Kunden kan opsige abonnementet inden da (pkt. 12.1). Varslet gælder også en Kunde i en prøve- eller pilotperiode, som i stedet kan lade være med at starte et abonnement. Kan varslet ikke sendes til Kunden, ændres Kundens priser ikke. Mesterio gemmer, hvornår varslet blev sendt. En ny kunde betaler de priser, der gælder, når kontoen oprettes.

8.8a Kunden kan anbefale Tjenesten med sit personlige link. Kunden må kun dele linket med nogen, der gerne vil have det, og må ikke sende det som uanmodet markedsføring, fx som massemail eller sms, eller bruge det til sig selv eller virksomheder, Kunden selv ejer eller driver. Den, der åbner linket, kan se Kundens firmanavn. Mesterio kan ændre eller stoppe ordningen.

8.9 Mesterio åbner for betaling på et tidspunkt, der meddeles på mesterio.dk og i Tjenesten. Indtil da kan der ikke startes et abonnement, Tjenesten er gratis, og en prøveperiode sættes ikke på pause, når den udløber. En pilotperiode slutter på den aftalte dato.

9.1 Alle rettigheder til selve Tjenesten - software, design og varemærker - tilhører Mesterio. Kunden opnår ved brug af Tjenesten alene en begrænset, ikke-eksklusiv brugsret, som ophører ved kontoens lukning.

9.2 Kunden bevarer alle rettigheder til de data, Kunden selv indtaster eller genererer i Tjenesten (herunder virksomhedsoplysninger og kundedata). Mesterio bruger ikke disse data til andre formål end at levere Tjenesten, jf. privatlivspolitikken og databehandleraftalen.

10.1 Mesterio tilstræber høj oppetid, men giver på nuværende, tidlige stadie ingen garanti for uafbrudt eller fejlfri drift. Tjenesten leveres "som den er", uden garantier ud over dem, der følger af ufravigelig dansk ret.

10.2 Mesterio er ikke ansvarlig for driftsforstyrrelser hos tredjepartsleverandører, Kunden selv vælger at forbinde til Tjenesten (jf. pkt. 7), eller for forhold uden for Mesterios rimelige kontrol.

10.3 Tjenesten indeholder skabeloner og vejledende tekster, fx kontrolskemaer til kvalitetssikring, rykkere med gebyr efter renteloven, oplysninger om fortrydelsesret, varsler efter Skats 60-dages-regel for kørsel og et udkast til svar på en medarbejders sletteanmodning. De er vejledende og erstatter ikke faglig eller juridisk rådgivning. Kunden er selv ansvarlig for, at det, Kunden bruger og sender, passer til den konkrete opgave og kunde.

11.1 Mesterios samlede erstatningsansvar over for Kunden, uanset ansvarsgrundlag, er begrænset til det beløb, Kunden har betalt for Tjenesten i de 12 måneder før den begivenhed, der medførte ansvaret. I en gratis periode er ansvaret begrænset mest muligt inden for grænserne af ufravigelig dansk ret.

11.2 Mesterio er under ingen omstændigheder ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab eller tabt fortjeneste, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

11.3 Intet i dette punkt begrænser Mesterios ansvar for forsæt eller grov uagtsomhed, eller for behandling af personoplysninger i strid med databehandleraftalen, i det omfang en sådan begrænsning ikke er gyldig efter GDPR.

12.1 Kunden kan til enhver tid opsige abonnementet under Abonnement. Der er ingen binding. Abonnementet løber til udgangen af den betalte periode og fornyes derefter ikke. En allerede betalt periode refunderes ikke. En opsigelse kan fortrydes, indtil perioden udløber.

12.2 Kunden kan desuden når som helst bede om at få kontoen lukket og data slettet ved henvendelse til kontakt@mesterio.dk. Kunden bør først hente sine data (pkt. 12a).

12.3 Kontoen sættes på pause, når en gratis periode udløber uden et abonnement (pkt. 8.1 og 8.9), når et opsagt abonnement udløber, når en betaling ikke er gennemført inden for fristen i pkt. 8.6, eller efter aftale med Kunden. Under en pause kan Kunden logge ind, se og hente alle data, men ikke oprette eller ændre noget, og Tjenestens AI-funktioner er slået fra. Undtaget er login og kontoindstillinger (fx adgangskode, totrinsbekræftelse, tema og kalenderforbindelse), betaling, afmelding af nyheder, fjernelse af adgangen "Løn og personale", lukning af et login, tilbagetrækning af en invitation og et tryk på "Det passer" i "Hvem må hvad?" eller "Behold" ved et login, der ikke er brugt i 3 måneder. Undtaget er også at notere en medarbejders anmodning om indsigt, rydde en tidligere medarbejders private oplysninger og udsætte påmindelsen om det. En invitation kan ikke bruges til et nyt login under pausen. Kunden kan også stadig godkende og afsende lønperioder, hvor intet skal rettes først, og lave lønfilen; afsendelsen godkender også de ture, der vises. Kunden kan desuden registrere udbetaling af afspadsering, kvittere for afvigelser (i appen "Tjek dagen") eller fjerne en kvittering, låse en lønperiode op, lukke de afregnede dage (databehandleraftalens punkt 6.5), hvis de er åbne for rettelser, stoppe en kollegas stempelur (uret bliver til en løntime), fjerne en kollegas glemte tur, godkende eller afvise udlæg og vælge, hvordan ture efter dag 60 sendes, og løntypen til dem. Alt andet er låst. Det gælder også at registrere eller rette udlæg og at rette timer, kørsel og fravær, at ændre en medarbejders adgangstype eller status og at slå et tilvalg for "Egne opgaver" til eller fra, også når det giver mindre adgang (et login kan dog lukkes og "Løn og personale" fjernes, se ovenfor). De afregnede dage kan ikke åbnes. Nye mails til kontoen gemmes. Kundens egne kunder, der bruger kontaktformularen, online booking eller kundeportalen, bliver bedt om at kontakte Kunden direkte; en kunde kan dog altid fortryde en aftale og afmelde sig. Kunden genåbner kontoen ved at starte et abonnement eller betale en åben regning. En konto, hvis pilotperiode er slut, genåbnes efter aftale med Mesterio.

12.4 En konto, der har været på pause i 6 måneder, lukkes, og alle data slettes, jf. pkt. 12.6. Kunden får varsel på e-mail mindst 30 dage før sletningen og en kvittering, når sletningen er sket. Sletningen omfatter også registreringen af medarbejdernes arbejdstid, lønoplysningerne (databehandleraftalens punkt 6.4) og udlæg med kvitteringer (databehandleraftalens punkt 6.10). Kunden skal selv gemme registreringen af medarbejdernes arbejdstid (arbejdstidsloven) og sit regnskab og sine bilag (bogføringsloven) i 5 år. Ligger oplysningerne kun i Tjenesten, skal Kunden derfor selv hente en kopi (pkt. 12a) før sletningen. Genåbnes kontoen i mellemtiden, bortfalder sletningen.

12.5 Mesterio kan opsige en konto med mindst 30 dages varsel, eller uden varsel ved væsentlig misligholdelse af disse Vilkår, herunder pkt. 4. Ved Mesterios opsigelse uden misligholdelse refunderes betaling for tiden efter ophøret.

12.6 Ved kontoens lukning, uanset årsag, slettes Kundens data efter den frist og fremgangsmåde, der er beskrevet i privatlivspolitikkens afsnit om opbevaringsperiode og databehandleraftalens punkt 14.

12a.1 Kunden kan når som helst, også under en pause, hente alle sine data under Abonnement ("Hent alle data") som én zip-fil, uden gebyr. Filen indeholder:

• alle oplysninger i Tjenesten i formaterne JSON og CSV, herunder kunder, sager, tilbud, fakturagrundlag, timer, kørsel, kalender, medarbejdere, lønoplysningerne (fx sendte lønperioder og lønfiler med historik, rettelser til næste lønfil, udbetalinger af afspadsering, kvitteringer for afvigelser og ændringsloggen, se databehandleraftalens punkt 6.4), udlæg (databehandleraftalens punkt 6.10), adgangsloggen (databehandleraftalens punkt 6.8), nøglen til tidligere medarbejdere, hvis private oplysninger er ryddet (databehandleraftalens punkt 6.12), kvalitetssikring, materialer og lager;
• alle filer, herunder bilag, billeder, sikkerhedsdatablade og kvitteringer, også kvitteringerne for udlæg;
• en vejledning, der forklarer filerne og formaterne.

12a.2 Af sikkerhedshensyn indgår adgangskoder, totrinskoder, login-sessioner og adgangsnøgler til forbundne tjenester ikke i udtrækket. De kan ikke bruges uden for Tjenesten. Tidspunktet for den enkelte brugers seneste login og seneste brug af Tjenesten indgår heller ikke. Udtrækket viser dog, hvornår hvert login blev oprettet, og hvornår brugerne har gjort noget i Tjenesten, fx godkendt et udkast eller skrevet en note.

12a.3 Ønsker Kunden at skifte til en anden udbyder, kan Kunden give Mesterio besked når som helst. Opsigelsesfristen er højst den løbende betalingsperiode og aldrig over to måneder. Mesterio yder rimelig bistand ved skiftet, herunder forklaring af dataformaterne, og opretholder Tjenesten i en overgangsperiode på op til 30 dage efter opsigelsesfristens udløb.

12a.4 Data kan hentes i mindst 30 dage efter overgangsperioden, og i praksis så længe kontoen er på pause (pkt. 12.4). Derefter slettes alle data fuldstændigt.

12a.5 Mesterio opkræver ingen gebyrer for skift eller udtræk af data. Afsnittet opfylder dataforordningens regler om skift mellem databehandlingstjenester (forordning (EU) 2023/2854, kapitel VI).

13.1 Mesterio kan ændre disse Vilkår for at afspejle ændringer i Tjenesten eller gældende lovgivning. Væsentlige ændringer varsles på e-mail til aktive kontohavere med mindst 30 dages forudgående varsel. Varslet beskriver ændringen og datoen, den træder i kraft. Vil I ikke acceptere en væsentlig ændring, kan I opsige jeres abonnement uden binding, inden den træder i kraft. Mesterio gemmer hver udgivne udgave af Vilkårene, så den udgave, I har accepteret, altid kan vises. Datoen øverst på siden viser, hvornår Vilkårene senest blev opdateret.

13.2 Fortsat brug af Tjenesten efter en ændrings ikrafttræden udgør accept af de ændrede Vilkår. Efter en væsentlig ændrings ikrafttræden beder Mesterio desuden Kundens ejer om at acceptere ændringen i Tjenesten, før ejeren kan bruge Tjenesten videre. Kundens medarbejdere kan bruge Tjenesten imens, og Kunden kan altid opsige og hente sine data.

13.3 Prisændringer varsles efter pkt. 8.8.

14.1 Disse Vilkår er underlagt dansk ret. Enhver tvist, der udspringer af eller relaterer sig til Vilkårene, skal afgøres ved [Mesterios hjemting - udfyldes ved stiftelse], jf. retsplejelovens almindelige regler herom.

Spørgsmål til disse Vilkår kan rettes til kontakt@mesterio.dk.